8 bước lập kế hoạch công việc hiệu quả và 6 sai lầm cần tránh

Trang bị kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc là điều cần thiết cho bất kì ai có mong muốn xây dựng được một lộ trình làm việc rõ ràng và suôn sẻ. Bởi lợi ích mang lại khi có một bản kế hoạch công việc chi tiết là rất đáng kể.

Vậy có những phương pháp nào giúp bạn lập kế hoạch và quản lý công việc được hiệu quả hơn? Đọc bài viết này để có câu trả lời cho chính mình nhé!

1. Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng xây dựng mục tiêu và phương pháp tốt nhất của cá nhân hay tổ chức, nhằm thực hiện mục tiêu đã đề ra trong một chu kỳ thời gian nhất định.

Một bảng kế hoạch công việc hiệu quả là khi nó thể hiện được khả năng mà bạn có thể thực hiện thành công các nhiệm vụ đã đề ra, cụ thể như:

• Xác định rõ mục tiêu cần đạt được và thời gian để hoàn thành
• Xây dựng phương pháp và các chiến lược thực thi
• Đề xuất nguồn nhân lực hỗ trợ
• Sắp xếp lộ trình theo từng bước để hoàn thành mục tiêu đúng hạn
• Xây dựng các phương án dự phòng

2. Tại sao doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch?

Sau khi biết được kỹ năng xây dựng kế hoạch và tổ chức công việc, thì hãy cùng Học Viện PMS tìm hiểu tại sao doanh nghiệp cần lập kế hoạch riêng cho nội bộ, cụ thể:

• Giúp tập trung vào mục tiêu: Điều này giúp cho các nhà quản lý dễ dàng tập trung vào mục tiêu chính của của công ty, từ đó có phương án triển khai sao cho phù hợp nhất.
• Tối ưu hóa nguồn lực: Việc có kế hoạch cụ thể sẽ giúp cho việc phân bổ nhân sự phù hợp, đảm bảo được tiến độ và chất lượng công việc. Giúp cho mỗi người hiểu được vai trò mình sẽ làm gì và từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.
• Giảm thiểu rủi ro: Trước khi bắt đầu một dự án nào đều phải có mục tiêu. Vì thế mà ngay từ đầu các nhà quản lý cần phải có một bản kế hoạch cụ thể để tính toán và cân nhắc các phương án sao cho tối ưu nhất để tránh lãng phí nguồn lực và giảm tải sự rủi ro hoặc những vấn đề phát sinh.

Tìm hiểu thêm: Kỹ năng mềm gồm những gì?

3. Quy trình 8 bước lập kế hoạch hiệu quả nhất

3.1 Xác định mục tiêu công việc cần làm

Khi lên kế hoạch, cần xem xét và liệt kê tất cả các mục tiêu công việc mà bạn có thể phải thực hiện. Việc này giúp chúng ta có cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ và đảm bảo không bỏ sót công việc quan trọng, tránh được tình trạng quá tải hay trùng lặp hạng mục trong quá trình thực hiện.

3.2 Liệt kê những công việc phải làm theo ngày/tuần/tháng/năm

Việc xây dựng kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp đạt được tối ưu hiệu quả nếu bạn cụ thể hóa thời gian từ dài hạn đến các mốc nhỏ hơn.

Đối với các kế hoạch dài hạn, kế hoạch sẽ mang tính bao hàm, tổng thể theo năm/ tháng. Khi đó, bạn sẽ xác định mục tiêu lớn và kế hoạch dài hạn thời gian tới.

Sau đó, kế hoạch phân nhỏ theo tuần/ tháng là những công việc chi tiết, ưu tiên thực hiện trong ngày.

3.3 Phân loại công việc chi tiết, cụ thể

Khi xây dựng bản kế hoạch, cần phân loại được 4 loại công việc thường xuất hiện như:

• Công việc mang tính khẩn cấp và quan trọng - cần thực hiện ngay
• Công việc mang tính khẩn cấp nhưng không quan trọng - có thể ủy quyền
• Công việc không khẩn cấp nhưng có tính quan trọng - cân nhắc để thực hiện
• Công việc không khẩn cấp không quan trọng - lên lịch để thực hiện sau

3.4 Ưu tiên sắp xếp thứ tự các công việc

Từ 4 nhóm công việc đã thiết lập trước đó, tiến hành sắp xếp công việc dựa trên mức độ ưu tiên từ cao đến thấp một cách hợp lý. Đây là một nhiệm vụ tất yếu để tạo ra sự ảnh hưởng của kỹ năng lập kế hoạch. Việc ưu tiên sắp xếp thứ tự các công việc giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng và đạt được hiệu quả tốt nhất trong quá trình thực hiện.

3.5 Xác định thời gian dự kiến hoàn thành

Bằng cách ước tính thời gian cho từng công việc, xác định các ràng buộc thời gian và tính toán tổng thời gian dự kiến, chúng ta có thể đảm bảo kế hoạch hợp lý và khả thi. Điều này giúp chúng ta dễ dàng đánh giá tiến độ và thực hiện công việc một cách hiệu quả.

Tham khảo thêm: Khóa học kỹ năng quản lý thời gian

3.6 Tập trung thực hiện kế hoạch

Khi đã có kế hoạch rõ ràng, việc chú trọng vào từng công việc theo lịch trình là cần thiết. Để áp dụng được các kỹ năng lập kế hoạch, bạn cần có sự tập trung, tránh phân tâm và xa lánh những yếu tố phá rối. Đồng thời, việc theo dõi tiến độ và thực hiện điều chỉnh linh hoạt nếu cần thiết cũng giúp giữ đúng kế hoạch ban đầu.

3.7 Linh hoạt trong việc thực hiện

Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch là khả năng thích nghi và điều chỉnh linh động khi có sự thay đổi hoặc tình huống bất ngờ xảy ra trong quá trình thực hiện công việc. Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả giúp cho người thực hiện kế hoạch có khả năng điều chỉnh và thay đổi phương án một cách hợp lý mà không ảnh hưởng quá nhiều đến mục tiêu chính và tiến độ công việc.

3.8 Kiểm tra thực hiện các kế hoạch

Xem xét xem công việc đã tiến hành đến đâu so với kế hoạch ban đầu. Dựa trên kết quả kiểm tra và đánh giá, đưa ra các điều chỉnh và cải tiến cần thiết cho kế hoạch. Điều này giúp bạn cải thiện hiệu quả thực hiện và đạt được mục tiêu đề ra.

Tham khảo ngay: Khóa học quản lý cấp trung của PMS

4. Các kỹ năng cần thiết để lập kế hoạch công việc hiệu quả

Xây dựng kỹ năng lập kế hoạch là công việc mang lại nhiều ý nghĩa đối với cá nhân, ngoài việc tạo cho họ một quy trình chiến lược rõ ràng thì còn vô số lợi ích khác mà nó đem lại. Sau đây, PMS sẽ giúp bạn giải đáp lý do tại sao kỹ năng xây dựng kế hoạch công việc là cần thiết:

4.1 Biết ưu tiên thứ tự các hạng mục công việc

Lập kế hoạch giúp xác định được danh sách công việc cần giải quyết, không phải tất cả các nhiệm vụ đều có mức độ quan trọng như nhau. Việc biết ưu tiên thứ tự các hạng mục giúp ta tập trung vào những công việc quan trọng và ưu tiên hoàn thành chúng trước. Điều này đảm bảo việc sử dụng thời gian và năng lực một cách hiệu quả, tránh rơi vào tình trạng bận rộn vô ích.

4.2 Sắp xếp và quản lý công việc một cách khoa học, có hệ thống

Công việc không được sắp xếp hợp lý khiến bạn dễ rơi vào tình trạng mơ hồ, không biết nên bắt đầu từ đâu, gây lãng phí thời gian và nguồn lực. Khi có kỹ năng lập kế hoạch khoa học, bạn sẽ có một hệ thống trình tự với thời gian cụ thể, rõ ràng. Qua đó, giữ cho công việc luôn được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

4.3 Kiểm tra và đánh giá tiến độ công việc

Kiểm tra và đánh giá tiến độ công việc giúp duy trì sự ổn định và cải tiến trong quá trình làm việc. Bằng cách thường xuyên kiểm tra quy trình, ta có thể xác định sự phát triển của công việc và đảm bảo các nhiệm vụ hoàn thành đúng hạn.

Nếu phát hiện sự chậm trễ hoặc trục trặc, các bộ phận liên quan có thể ngay lập tức áp dụng biện pháp khắc phục, tránh tình trạng gián đoạn tiến trình công việc.

4.4 Phối hợp và tận dụng nguồn lực một cách hiệu quả

Xây dựng kỹ năng lập kế hoạch công việc bài bản giúp tận dụng tối đa nguồn lực có sẵn. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, đồng thời tăng cường khả năng đạt được mục tiêu với ít lãng phí tài nguyên hơn. Đóng góp tích cực vào thành công và hiệu quả trong công việc.

4.5 Tạo điều kiện cho bản thân có cơ hội phát triển bền vững

Kỹ năng lên kế hoạch và tổ chức công việc giúp ta nhận thức được lộ trình phát triển bản thân trong các khía cạnh như:

• Bản thân đang phát triển theo chiều hướng tốt lên hay xấu đi?
• Những điểm cần khắc phục hay phát huy trong thời gian tới?

Bằng cách nhìn lại các ưu - nhược điểm, sau đó học hỏi và trải nghiệm, bạn tự tạo ra cơ hội cho bản thân phát triển tích cực và ổn định trong cuộc sống.

4.6 Quản lý thời gian & giảm thiểu rủi ro

Kỹ năng lập kế hoạch làm việc giúp bạn chủ động hơn trong việc tối ưu hóa sử dụng thời gian. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và tăng cường khả năng đối phó với các tình huống không lường trước. Mách bạn cách giảm thiểu rủi ro trong công việc qua khóa học quản trị rủi ro của PMS

4.7 Có động lực hoàn thành mục tiêu

Kỹ năng lập kế hoạch công việc giúp chúng ta có động lực hoàn thành mục tiêu nhờ việc có một lộ trình chi tiết giúp ta biết phải làm gì, khi nào và bằng cách nào, tạo niềm tin và động lực để tiến hành.

4.8 Xây dựng sự tương tác và tính đoàn kết trong đội ngũ

Từ bảng kế hoạch công việc được xây dựng chi tiết, các thành viên sẽ hiểu được vai trò và trách nhiệm của mình ở đâu. Điều đó tạo điều kiện cho sự phát triển kỹ năng làm việc nhóm, thúc đẩy lòng tin và tính đoàn kết trong đội ngũ.

5. Nâng cao kỹ năng xây dựng kế hoạch với mô hình (5W 1H 2C 5M)

Mô hình (5W 1H 2C 5M) là một công cụ hữu ích được ứng dụng khá phổ biến hiện nay. Đây là một phương pháp hướng dẫn chi tiết việc thu thập thông tin và xác định các yếu tố cần thiết trong quá trình lập kế hoạch. Dưới đây là ý nghĩa của các yếu tố trong mô hình này:

5.1 Xác định kế hoạch 5W

• What (Cái gì): Xác định rõ mục tiêu, nội dung và các công việc cụ thể cần thực hiện.
• Why (Tại sao): Hiểu rõ lý do và ý nghĩa của việc thực hiện mục tiêu và công việc.
• Where (Ở đâu): Xác định địa điểm và môi trường thực hiện công việc.
• When (Khi nào): Định thời gian bắt đầu và kết thúc cho từng công việc và mục tiêu.
• Who (Ai): Xác định những người liên quan và chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ.

5.2 Xác định 1H

• How (Như thế nào): Xác định phương pháp, quy trình và cách thức thực hiện kỹ năng lập kế hoạch.

5.3 Xây dựng phương pháp với 2C

• Control (Kiểm soát): Xác định cách kiểm soát, đo lường và theo dõi tiến độ thực hiện công việc.
• Check (Kiểm tra): Đánh giá và kiểm tra kết quả thực hiện, đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng.

5.4 Xác định thành phần nguồn lực với 5M

• Man (Người): Đảm bảo có đủ nguồn nhân lực phù hợp và được trang bị đầy đủ kỹ năng lập kế hoạch để thực hiện công việc.
• Money (Tiền): Xác định nguồn tài chính cần thiết cho việc thực hiện kế hoạch.
• Material (Vật liệu): Xác định các tài liệu và nguyên liệu cần thiết để thực hiện công việc.
• Machine (Công cụ): Đảm bảo sẵn có các công cụ và thiết bị cần thiết để thực hiện công việc.
• Method (Phương pháp): Xác định phương pháp lập kế hoạch và quy trình thực hiện công việc.

6. Bật mí cách cải thiện kỹ năng xây dựng kế hoạch

• Định hướng xây dựng mục tiêu chung: Việc xác định mục tiêu chung giúp tạo nên một hướng đi rõ ràng và cụ thể trong khi lập kế hoạch cho đội nhóm. Mang lại giá trị cho kế hoạch bằng cách giúp bạn tập trung, định hình ưu tiên, và dễ dàng đo lường kết quả đạt được.
• Lập danh sách công việc chi tiết và rõ ràng: Sau khi có mục tiêu, bạn cần lập một danh sách để bao hàm tất cả các công việc cần phải giải quyết. Giá trị của việc lập danh sách là giúp bạn nhìn thấy toàn bộ phạm vi công việc, từ đó tăng cường tính minh bạch, hiểu rõ những yêu cầu và trách nhiệm của từng công việc. Giúp cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc.

• Sử dụng công cụ, phần mềm chuyên dụng khi lên kế hoạch: Đừng chỉ ghi nhớ mọi thứ trong đầu, hãy để các công cụ chuyên dụng như giấy tờ hoặc phần mềm thực hiện điều đó giúp bạn. Những công cụ này không chỉ giúp bạn bao quát được một số lượng công việc khổng lồ, mà còn khiến cho việc quản lý hay chỉnh sửa cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
• Tham gia chương trình đào tạo Kỹ năng lập kế hoạch: Tham gia các chương trình đào tạo là một cách cải thiện kỹ năng xây dựng kế hoạch hiệu quả. Những khóa học này liên quan đến quản lý thời gian, lên kế hoạch và quản lý dự án. Giúp bạn tiếp cận các phương pháp mới, công cụ hiện đại, kinh nghiệm thực tiễn từ những chuyên gia.

Tham gia khóa học kỹ năng lập kế hoạch công việc hiệu quả tại Học Viện PMS giúp bạn nắm vững kiến thức chuyên môn để rèn luyện khả năng lập kế hoạch chi tiết và hiệu quả. Bên cạnh đó, bạn có cơ hội học hỏi từ các chuyên gia - là những người thành công trong lĩnh vực này, giúp bạn đạt được sự thăng tiến trong công việc và sự nghiệp.

7. Các sai lầm cần tránh trong quá trình lập kế hoạch

• Kế hoạch thiếu tính thực tế và ngoài tầm kiểm soát: Khi kế hoạch được đặt ra vượt quá khả năng và tài nguyên hiện có của tổ chức có thể khiến các cá nhân mất động lực, cảm giác thất bại và thất vọng khi không đạt được kế hoạch sẽ ảnh hưởng đến tinh thần làm việc và hiệu suất công việc. Hãy áp dụng các kỹ năng lập kế hoạch để đặt ra những mục tiêu thực tế. Sự thực tế và khả thi trong kế hoạch sẽ giúp tăng khả năng thành công, đạt được hiệu quả trong công việc.
• Lên kế hoạch sơ sài, không có trọng tâm: Khi lập kế hoạch mà không có trọng tâm hoặc không đủ chi tiết sẽ khiến cho công việc thiếu sự tập trung và hiệu quả, công việc bị chồng chéo và rối ren gây ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.
• Chỉ tập trung vào kết quả mà xem nhẹ quá trình: Quá trình và kết quả là 2 yếu tố cốt lõi của 1 kế hoạch. Tuy nhiên, nếu chỉ tập trung vào kết quả mà không quan tâm đến quá trình, bạn có thể bỏ sót các vấn đề tác động tiêu cực đến công việc.
• Phân bổ thời gian thiếu hợp lý: Khi phân bổ quá ít thời gian cho một công việc quan trọng, ta dễ dàng đẩy công việc đó vào hoàn tất gấp rút, dẫn đến chất lượng không đảm bảo. Ngược lại, khi dành quá nhiều thời gian cho một công việc không quan trọng, ta tiêu tốn thời gian và nguồn lực mà không tạo ra giá trị thực sự.

• Không cập nhật tiến độ công việc: Khi không cập nhật tiến độ, chúng ta sẽ không biết được mức độ hoàn thành của công việc, điều này làm mất kiểm soát và khả năng thực hiện điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. Dẫn đến việc chậm tiến độ và không đáp ứng được lịch trình đã đặt ra.
• Không có sự chuẩn bị cho các phương án dự phòng: Trong quá trình thực hiện dự án hay công việc, luôn có những rủi ro và tình huống không mong muốn có thể xảy ra. Nếu không có sự chuẩn bị cho các phương án dự phòng, ta sẽ rơi vào tình thế không biết làm gì khi gặp khó khăn hoặc trục trặc.

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về kỹ năng lập kế hoạch công việc cũng như vai trò quan trọng của nó trong cuộc sống và công việc. Để cải thiện kỹ năng này, hãy ghi nhớ các bước: định hướng mục tiêu, lập danh sách, áp dụng công cụ và phần mềm cùng tham gia các chương trình đào tạo để nâng cao và phát huy năng lực bản thân bạn nhé!