Microsoft Access là gì? Ưu điểm và cách sử dụng phần mềm Access

Nếu người dùng đã quen thuộc với các sản phẩm của Microsoft nhưng vẫn chưa biết Microsoft Access là gì, hãy chuẩn bị khám phá qua bài viết dưới đây. Microsoft Access không chỉ hỗ trợ việc lưu trữ thông tin, nó còn giúp người dùng xây dựng cơ sở dữ liệu đa chức năng với các tính năng cao cấp.

Microsoft Access là gì?

Access đóng vai trò như một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS), đồng thời cung cấp các công cụ để quản lý, chỉnh sửa và truy cập dữ liệu trong các bảng dữ liệu. Điểm độc đáo của Microsoft Access so với các RDBMS khác là giao diện đồ họa người dùng (GUI) thân thiện, giúp người dùng tương tác với hệ thống một cách dễ dàng mà không cần có nhiều kiến thức kỹ thuật.

Người dùng trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường sử dụng Access vì khả năng xây dựng hệ thống thông tin để quản lý dữ liệu. Các ứng dụng thực tế của Access bao gồm quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng, theo dõi thông tin hàng hóa, quản lý đơn hàng và ghi lại chi tiết giao dịch.

Các tính năng chính của phần mềm Access là gì?

Microsoft Access mang đến khả năng lưu trữ, thêm, chỉnh sửa, xóa và truy xuất dữ liệu với các tính năng tương tác giữa các bảng dữ liệu. Trong đó, người dùng có thể:

• Thiết lập bảng dữ liệu.
• Nhập dữ liệu từ các nguồn như Excel, Database, Web Content.
• Tạo liên kết giữa các bảng.
• Truy xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng thông qua liên kết.
• Xuất dữ liệu ra các định dạng như Excel, CSV, Access, PDF…
• Tự động hóa quy trình dựa trên VBA.
• Thiết kế các mẫu báo cáo hoàn chỉnh.
• Tổng hợp và tính toán dữ liệu.

4 yếu tố chính trong Microsoft Access là gì?

Về cơ bản, Access có các mục chính là:

• Bảng (Table): Đây là nơi lưu trữ dữ liệu, mỗi bảng gồm nhiều cột hoặc hàng và có kiểu dữ liệu khác nhau. Người dùng có thể tùy chỉnh kiểu dữ liệu phù hợp.
• Truy vấn (Query): Hỗ trợ người dùng tìm kiếm, truy xuất và sắp xếp dữ liệu dựa trên các điều kiện. Người dùng có thể truy xuất thông tin từ nhiều bảng thông qua liên kết giữa chúng.
• Biểu mẫu (Form): Biểu mẫu được sử dụng cho việc nhập và hiển thị thông tin để điều khiển ứng dụng. Quy trình có thể được tự động hóa bằng cách sử dụng VBA và gán các tác vụ vào biểu mẫu.
• Báo cáo (Report): Đây là công cụ cho phép người dùng tạo, tùy chỉnh và định dạng các báo cáo, tổng hợp và tính toán dữ liệu để xuất ra kết quả mong muốn.

Lý do nên sử dụng Microsoft Access là gì?

Nếu người dùng đang tìm kiếm một giải pháp quản lý dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu được tổ chức theo dạng bảng và có mối liên kết giữa các bảng, hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access chính là lựa chọn cần thiết.

Microsoft Access cũng là cầu nối tuyệt vời cho những người không chuyên về công nghệ thông tin nhưng muốn hiểu rõ về cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý dữ liệu. Với giao diện người dùng trực quan, thân thiện, công cụ này dễ tiếp cận với cả những người không có nền tảng IT, giúp họ nắm bắt các khái niệm về dữ liệu, cấu trúc và ngôn ngữ truy vấn SQL.

Điểm mạnh của Microsoft Access là dễ dàng cài đặt, tích hợp nhiều nguồn dữ liệu đa dạng, khả năng lưu trữ dữ liệu lớn và tương thích với ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL). Ngoài ra, nó cũng có khả năng tự động hóa các quy trình công việc thông qua lập trình VBA. Những ưu điểm này góp phần làm cho công việc quản lý dữ liệu của người dùng trở nên hiệu quả, tiện lợi và nhanh chóng.

So sánh giữa Microsoft Access và Microsoft Excel

Nhiều người dùng mới dễ nhầm lẫn ứng dụng của Microsoft Access và Microsoft Excel. Dưới đây là các so sánh chi tiết giúp người dùng dễ dàng phân biệt và sử dụng.

Giống nhau

Access và Excel có cùng mục đích sử dụng là lưu trữ dữ liệu cho người dùng. Cả hai phần mềm này đều được phát triển bởi Microsoft.

Xem thêm: Khai phá tiềm năng AI với tính năng phân tích dữ liệu thông minh trong Excel

Khác nhau

Tuy Microsoft Excel và Access đều được sử dụng để lưu trữ dữ liệu, nhưng trên thực tế đây là hai phần mềm với các chức năng hoàn toàn khác nhau. Excel là một công cụ bảng tính tốt cho các tác vụ ngắn hạn và cơ bản, trong khi Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu phức tạp hơn. Để hiểu rõ hơn, dưới đây là một số sự so sánh tiêu biểu nhất:

Microsoft Access

Microsoft Excel

Khả năng xử lý nhiều loại dữ liệu, bao gồm cả số và văn bản, có tính linh hoạt cao.

Chỉ tập trung vào dữ liệu số và các phép tính toán.

Lưu trữ tất cả dữ liệu trong một nơi duy nhất.

Có nhiều tài liệu và bảng tính cho dữ liệu khác nhau.

Chỉ khóa dữ liệu ở cấp độ bản ghi, cho phép nhiều người dùng làm việc cùng lúc.

Khóa toàn bộ bảng tính, giới hạn về việc nhiều người dùng cùng làm việc.

Được thiết kế để quản lý và lưu trữ lượng lớn dữ liệu, có khả năng tích hợp với nhiều ứng dụng khác.

Có dung lượng lưu trữ ít hơn Access.

Cho phép người dùng tạo các mẫu dữ liệu và biểu mẫu nhập dữ liệu.

Chỉ cung cấp cho người dùng màn hình dữ liệu chính.

Sử dụng mô hình multiple relational table.

Sử dụng mô hình dữ liệu non-relational hoặc flat worksheet.

Cung cấp độ chính xác và tính hiệu quả cao.

Định dạng giới hạn về tốc độ và tính chính xác.

Phù hợp cho các dự án quy mô lớn và giải pháp dài hạn.

Phù hợp cho các dự án quy mô nhỏ và giải pháp ngắn hạn.

Hướng dẫn cách sử dụng phần mềm Microsoft Access cơ bản

Dưới đây là các hướng dẫn giúp người dùng thực hiện từng bước cơ bản để làm quen và thao tác hiệu quả với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access.

Tạo cơ sở dữ liệu

Trong các phiên bản cập nhật gần đây có sẵn nhiều mẫu cơ sở dữ liệu. Người dùng có thể chọn từ việc tạo một cơ sở dữ liệu trống, sử dụng mẫu có sẵn hoặc cơ sở dữ liệu web.

• Bước 1: Mở Access, điều hướng đến thanh công cụ và chọn File, sau đó chọn New.

• Bước 2: Tên file nên phản ánh nội dung của cơ sở dữ liệu để quản lý dễ dàng hơn. Tên file có thể được thay đổi sau khi lưu, chỉ cần nhấn chuột phải vào file và chọn Rename.

Nhập dữ liệu

Để nhập dữ liệu vào Access, người dùng có thể thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Xác định thông tin dữ liệu và định dạng cơ sở dữ liệu một cách logic. Các loại định dạng có thể là kiểu truy vấn, kiểu biểu mẫu, kiểu bảng hoặc kiểu báo cáo.
• Bước 2: Tạo bảng và bắt đầu nhập dữ liệu vào bảng bằng cách nhập thủ công hoặc dán dữ liệu đã sao chép. Mỗi dữ liệu là một cột riêng biệt, mỗi hồ sơ sẽ nằm trong một hàng riêng biệt.
• Bước 3: Để nhập dữ liệu từ tài liệu khác, chọn tab External Data, nhấn chọn file và vị trí lưu dữ liệu.
• Bước 4: Chèn cột và hình ảnh bằng các công cụ có trong Microsoft Access.

Thiết lập mối quan hệ

Để tạo liên kết giữa các bảng, người dùng cần phải nắm rõ về các khóa trong bảng. Mỗi bảng sẽ có một định danh riêng, Access tự động tạo cột ID để đánh số cho các mục. Đây là khóa chính của bảng.

Ngoài ra, bảng cũng sẽ chứa các khóa ngoài, cho phép nó được kết nối với bảng khác trong cùng cơ sở dữ liệu, nơi mà dữ liệu tương tự được lưu trữ.

• Bước 1: Người dùng nhấn chọn Tab, sau đó đi đến Database Tools và chọn Relationship để tiến hành thiết lập mối quan hệ giữa các bảng.

• Bước 2: Để tạo mối quan hệ, người dùng cần kéo chuột từ bảng này đến bảng khác, sau đó nhấn chọn Enforce Referential Integrity để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu khi kết nối các bảng.

Tạo truy vấn

Để tạo truy vấn trong Access, người dùng cần làm theo các bước dưới đây:

• Bước 1: Mở giao diện Query Design, sau đó đi đến tùy chọn Create và chọn Tiếp tục thiết kế truy vấn.
• Bước 2: Tìm đến tùy chọn The Show Table, nhấp chuột vào bảng mà truy vấn sẽ được thực hiện, tiếp theo đó nhấn Close.
• Bước 3: Để thêm các trường, người dùng cần nhấp chuột vào cột truy vấn, sau đó chọn Design.
• Bước 4: Ở đây, người dùng có thể thêm các tiêu chuẩn cần thiết cho truy vấn. Các loại tiêu chuẩn khác nhau cũng có thể được áp dụng.
• Bước 5: Cuối cùng, để thực hiện truy vấn, chọn Design rồi nhấn Run. Để lưu truy vấn, người dùng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S.

Tạo biểu mẫu

Dưới đây là các bước tạo biểu mẫu trên Access:

• Bước 1: Chọn bảng mà người dùng muốn tạo biểu mẫu. Biểu mẫu thường được sử dụng để quản lý và xem dữ liệu một cách thuận tiện.
• Bước 2: Trong tab Create, nhấn vào nút Form. Người dùng sẽ tạo ra một biểu mẫu tự động các trường trong bảng.

• Bước 3: Tiến hành điều hướng biểu mẫu mới tạo. Sử dụng nút mũi tên ở phía dưới để chuyển đổi giữa các hồ sơ. Nút này cũng có thể được sử dụng để di chuyển từ hồ sơ đầu tiên đến hồ sơ cuối cùng.

Tạo báo cáo

Quá trình tạo báo cáo rất đơn giản, người dùng có thể thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Lựa chọn bảng hoặc truy vấn trong Access.
• Bước 2: Mở tab mới.
• Bước 3: Thiết lập nguồn cho báo cáo đang trống.
• Bước 4: Đưa các trường dữ liệu vào báo cáo này.
• Bước 5: Tạo các nhóm trong báo cáo.
• Bước 6: Lưu báo cáo và chia sẻ với người dùng khác.

Lời kết

Hy vọng qua bài viết này, người dùng đã biết Microsoft Access là gì và những tiện ích đặc biệt mà nó mang lại. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tối ưu để quản lý dữ liệu và vận hành doanh nghiệp hiệu quả, hãy liên hệ ngay với FPT Smart Cloud để nhận tư vấn miễn phí về gói Microsoft 365 Business - Giải pháp hỗ trợ tối ưu quy trình của doanh nghiệp:

• Fanpage: Microsoft For Business - FPT Smart Cloud
• Email: [email protected]
• Hotline: 1900 638 399